İletişim, tarihin hiçbir döneminde çağımızda olduğu kadar yoğun ve hızlı olmamıştı. Teknolojinin günümüz insanına verdiği olanaklar, saniyeler içinde dünyanın her köşesi ile haberleşmeyi ya da bilgi alışverişini kolaylıkla sağlamaktadır. Doğal olarak işyerleri de faaliyetlerini sürdürürken elektronik iletişimi hızı yönüyle tercih etmektedirler. Dolayısıyla çalışanlar da işverenlerce sağlanan e-posta adresleri ile görevlerini yerine getirmektedirler.
Çalışanlar tarafından e-posta adreslerinde yürütülen faaliyetin her geçen gün yoğunluğu arttıkça, işveren tarafında da e-posta adreslerinin belirli periyotlarla denetlenmesi gündeme gelebilmektedir. İşveren yönetim hakkından ötürü işin yürütümüne ilişkin düzenleme ve kontrol yetkisine sahiptir.
Bu yoldan hareketle işveren çalışanların e-posta hesaplarını da denetler ve dilediği gibi de okuyabilir diyebilir miyiz?
İşte bu sorunun yanıtı bir denge noktası üzerinde durmaktadır. Koşulların sağlanması kaydıyla “evet” yanıtı verilebileceği gibi koşullara uyulmadığında “hayır” yanıtı da verilebilir. Öncelikle e-postaların okunmak istenmesi ile çalışanın hakların korunması konuları terazinin karşılıklı kefelerine yerleştirilmeli ve denge aranmalıdır. Zira Anayasanın özel hayatın korunmasını düzenleyen 20 nci maddesine ve haberleşme hürriyetine ilişkin 22 inci maddesine uygunluk ve Kişisel Verilerin Korunması Kanununa riayet etmek şarttır. Aksi halde idari ve adli müeyyidelerle karşılaşma olasılığı gündeme gelecektir. E-postaları okumakla sağlanması beklenen fayda oluşmayacağı gibi işveren külfetli ve maliyetli bir idari ve adli süreç ile karşı karşıya kalabilecektir.
Diğer yanda çalışanların e-posta adreslerinin kontrol edilip edilmediği konusunda bilgi sahibi olmalarında yarar bulunmaktadır. Bunun içinde kendilerine ayrıca bu konuda bir bilgilendirme yapılmamış ise iş sözleşmelerini incelemeleri yerinde olacaktır. Şayet sözleşmelerinde e-posta adreslerinin kontrol edileceği ve nasıl kullanılacağına ilişkin bilgilendirme bulunuyor ise; söz konusu sınırlamalar içinde e-posta adreslerini kullanmaları gerekecektir. Bu noktada unutulmaması gereken husus işyeri e-posta adreslerinin işverence belli amaç ile çalışana tahsis edilmiş olmasıdır. Dolayısıyla söz konusu e-posta adresinin kullanımının da bu çerçevede kalması yaşanabilecek sorunları ortadan kaldıracaktır.
Nitekim konu çok defa yargıya taşınmış hatta Anayasa Mahkemesine kadar davalar götürülmüştür. İşyerince tahsis edilen e-posta adreslerinde yer alan gönderilerin denetlenebileceği yönünde karar verilmiştir.
E-posta adreslerini izlemenin bir sınırı var mı?
Evet, hem de özenle takip edilmesi gereken sınırların olduğunu önemle belirtelim.
- Özel hayatın gizliliği, haberleşme hürriyeti ve kişisel verilerin korunması ile ilgili mevzuat sınırlarının hassasiyet ile gözetilmesi,
- E-posta trafiğini kontrol etmedeki zorunluluğun var olması ve ortaya konması, meşru gerekçelerin açıkça belirlenmesi, çalışanın görev tanımı ile gerekçelerin uyumlu olması, e-postaların okunmak istenmesinin amaç ile bağlantılı, ölçülü ve makul olması,
- Aynı amaca e-postaların okunmaması yolu ile ulaşılabiliyorsa; e-postaların okunması yolunun tercih edilmemesi, sadece zorunluluk olması halinde e-posta kontrolüne başvurulması,
- Çalışanlara yazılı olarak bilgi verilmesi, kişisel verilerin işlenmesi sürecinin şeffaf olarak açıklanması, kişisel verinin işlenmesinin hukuki dayanağı, amacı, veri işlemenin kapsamı ve saklanacağı sürenin belirtilmesi,
- Çalışanların yazılı olarak izninin alınması,
- Çalışanın sadece işyerince verilen e-posta adresi ile sınırlı kalınması, bunun dışında çalışana ait diğer e-posta adreslerinin kesinlikle izlenmemesi,
- E-posta adresi çalışana verilirken beraberinde görev tanımı içinde işin yürütümü için e-posta adresinin nasıl kullanılacağı, kimlere verilebileceği, özel işlerde kullanılamayacağı, getirilen sınırlamalar ve benzeri hususların yazılı olarak bildirimi,
- E-posta adresinin yetki verilen kişi tarafından kontrolü, yetkili kişinin olabildiğince ilgili hukuki düzenlemeler konusunda bilgili olması,
- Gerekli bilgilendirmelerden ve onaylardan sonra; e-posta trafiğinin her kontrolünde çalışandan bilgilendirme ve izne gerek bulunmadığı
hususlarına uyulmasında yarar bulunmaktadır. Çalışanların e-posta adreslerinin izlenmesi konusu; işveren ve çalışan arasında çatışan menfaat ve haklar açısından değerlendirilmelidir. Malum atasözümüz; kaş yapayım derken göz çıkartmayalım. İşyeri düzeninin sağlayalım, iş verimini arttıralım derken bambaşka bir sorunlar yumağında kendimizi bulmayalım.
---------------
Sorularınız için e-posta adresi: hkaganoyken@gmail.com
