İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Şube Müdürlüğü Görev Ve Çalışma Yönetmeliği

İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 - (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Yazı İşleri Şube Müdürlüğünün; teşkilat yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.
Kapsam
MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik; Yazı İşleri Şube Müdürlüğünün teşkilat yapısı ve bu yapıda yer alanların görev, yetki ve sorumlulukları ile ilgili esas ve usulleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununa dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 - (1) Bu Yönetmelikte geçen;

1. Büyükşehir Belediye Meclisi: İstanbul Büyükşehir Belediye Meclisini,
2. Çalışan Personel: Yazı İşleri Şube Müdürlüğü bünyesinde görevli memur, sözleşmeli personel, işçi statülü personel ile diğer personeli,
3. Daire Başkanı: Yazı İşleri Şube Müdürlüğünün bağlı olduğu Daire Başkanını,

ç) Kurum: İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığını,
d) Müdür Yardımcısı: Yazı İşleri Şube Müdürlüğünde, 22/2/2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmî Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik çerçevesinde görev yapan kadrolu Müdür Yardımcısını,
e) Şef: Yazı İşleri Şube Müdürlüğünde kadrolu Şefi,
f) Şube Müdürlüğü: Yazı İşleri Şube Müdürlüğünü,
g) Şube Müdürü: Yazı İşleri Şube Müdürlüğünde görev yapan Şube Müdürünü ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumluluklar Teşkilat
Teşkilat
MADDE 5 - (1) Yazı İşleri Şube Müdürlüğü idari teşkilatı; şube müdürü, müdür yardımcısı, şef, memur, sözleşmeli personel, işçi, geçici işçi ve diğer personelden oluşur.
(2) Birim içi teşkilat yapıları, şef görevlendirmesi usulüne uygun olarak yapılır.
Şube müdürlüğünün görevleri
MADDE 6 - (1) Şube Müdürlüğünün görevleri şunlardır:

1. Kurum içinde belge akışının yürütülmesini sağlamak,
2. Kurum adına elektronik veya fiziksel ortamda gelen her türlü resmi evrak ve dilekçenin kabulünü, kaydını, havalesini yapmak, takibini gerçekleştirmek,
3. Kurum genelini ilgilendiren yönetmelik, genelge, yönergeler ile birimler tarafından duyurulması istenen yazıları tebliğ formatında hazırlamak, duyurmak ve arşivlemek,

• Kurumun kullandığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi programının iyileştirilmesi ve güncellenmesi çalışmalarını yapmak; Kayıtlı Elektronik Posta ve Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi işlemlerini yürütmek,

4. Elektronik imza, mobil imza, elektronik mühür temin ve süre uzatım işlerini yürütmek,
5. Elektronik veya fiziksel ortamda kurum dışına gönderilen her türlü belge akışının yürütülmesini sağlamak.

Şube müdürünün görevleri
MADDE 7 – (1) Şube Müdürünün görevleri şunlardır:

1. Çalışmaları yazılı ve sözlü talimatlarla yürütmek,
2. Şube Müdürlüğünü sevk ve idare etmek, Müdürlüğün disiplinini sağlamak,
3. Personel arasında görev dağılımı yapmak,

• Şube Müdürlüğünde çalışan personelin amiri olarak, her statüdeki personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapmak,

4. Şube Müdürlüğünün çalışma usul ve esaslarını mer’i mevzuat çerçevesinde belirlemek,
5. Şube Müdürlüğü bünyesindeki şefliklerin iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini gözetmek,
6. Şube Müdürlüğü ile diğer birimler arasındaki koordinasyonu sağlamak,
7. Üst birimlerce kendisine verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Şube müdürünün yetkileri
MADDE 8 – (1) Şube Müdürünün yetkileri şunlardır:

1. Şube Müdürlüğünün görevlerine ilişkin karar vermek, tedbir almak ve bu kararları uygulatmak,
2. Şube Müdürlüğü ile ilgili yazışmalarda birinci derece imza yetkilisi olmak,
3. Şube Müdürlüğüne bağlı çalışanları denetlemek ve karşılaşılan aksaklıkları gidermek,

• Çalışan personelin yıllık izin kullanma dönemlerini tespit etmek.

Şube müdürünün sorumlulukları
MADDE 9 – (1) Şube Müdürü; görevlerinin yerine getirilmesinden, yetkilerini zamanında ve gereğince kullanmasından Daire Başkanına karşı sorumludur.
Müdür yardımcısı
MADDE 10 – (1) Şube Müdürlüğü bünyesinde yapılan görev dağılımı neticesinde kendilerine verilen görevleri, mevzuata uygun olarak yürütür ve yerine getirilmesini sağlar.
(2) Şube Müdürüne karşı sorumludur.
Şef
MADDE 11 – (1) Şube Müdürlüğü bünyesinde yapılan görev dağılımı neticesinde kendilerine verilen görevleri, mevzuata uygun olarak yürütür ve yerine getirilmesini sağlar.
(2) Bağlı bulunduğu üst makama karşı sorumludur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte yer almayan hususlar
MADDE 12 - (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlükten kaldırılan hükümler
MADDE 13 -(1) Büyükşehir Belediye Meclisinin 9/10/2007 tarihli ve 2182 sayılı kararı ile kabul edilen Yazı İşleri Şube Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 14 - (1) Bu Yönetmelik, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 15 - (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Büyükşehir Belediye Başkanı yürütür.